Le 03 Juin dernier, à l'initiative d'Open2Europe, ThemaTIC
a réuni des experts de la dématérialisation pour faire le point
sur ce marché, des documents entrants aux factures, en passant par
la signature électronique, dans le cadre très agréable du Bar de Ladurée, à Paris.
L'occasion de revenir sur la réalité des projets de dématérialisation, les tendances en la matière, les règles qui les encadrent et enfin sur le rôle et les enjeux de la signature électronique.
Cinq
experts réunis autour de la table-ronde ThemaTIC ont permis de faire
le point sur la dématérialisation : Eric Duverger, directeur des
ventes grands comptes & business de Manutan l'a développée dans
son entreprise ; Bruno Guiet, senior
system engineer
de Brocade ; Julien Stern, directeur général de Cryptolog ; et
Pascal Handy, chef de marché imprimantes et scanners professionnels
d'Epson, rejoints par Maître Eric Caprioli, avocat et vice-président
de la FNTC (Fédération
Nationale des Tiers de Confiance).
Un
cas d'usage très concret
Manutan
a partagé son expérience. Chez le géant de la vente directe aux
entreprises, donc familiarisé avec les approches numériques de la
vente en ligne, la 'démat'
a débuté par le traitement des télécopies, essentiellement des
fax de commandes. Elle a permis de mettre fin à l'édition papier et
a automatisé la distribution des fax.
C'est
ensuite sous l'impulsion de ses grands clients, « qui
nous ont fortement sollicités, voire gentiment imposé »,
souligne Eric Duverger, que l'entreprise est passée à la
dématérialisation fiscale. L'enjeu du projet, géré par la
comptabilité, est européen et colossal, puisqu'il portera à terme
sur 400 000 factures par an ! La démarche a donc débuté par la
recherche d'un fournisseur ayant cette envergure internationale. Une
équipe projet a été montée, une maquette réalisée associant
certains clients selon leur typologie, et la DGI interpelée, cette
dernière ayant quasi évolué avec le projet tant la
dématérialisation est novatrice.
La
dématérialisation fiscale chez Manutan est également poussée par
l'usage des cartes d'achats, qui participent à l'automatisation des
processus de commande et de facture. Ces dernières sont directement
intégrées dans l'ERP. Deux types de documents sont ainsi 'expédiés'
au client ou au fournisseur, soit en EDI soit en PDF signé, même si
la signature n'est pas exigée dans tous les pays d'Europe. Malgré
l'existence d'une directive européenne, Maître Caprioli a souligné
la difficulté à initier des projets de cette envergure, tant les
législations des pays de la Communauté manquent d'harmonisation...
Passé
les contraintes organisationnelles, Manutan constate au final que
certains seuils de gains sont atteints, et qu'un ROI se dessine, même
s'il « reste
encore difficile à évaluer sur certains points, en particulier sur
ses répercussions dans certains traitements humains
». Le constat est cependant plus que positif, avec la suppression
des flux papier et l'automatisation des traitements, au point que le
marchand à terme souhaite étendre l'expérience à l'ensemble de
ses clients.
Scanner,
traiter, transmettre et stocker
Pascal
Handy, d'Epson, fait le constat de « l'augmentation
des volumes d'informations, numériques et papier. C'est une tendance
réelle, qui amène à une question : quoi faire et comment mettre de
l'ordre ? »
Même en période de crise, le fabricant d'imprimantes constate
que les scanners de toute taille ne se sont jamais aussi bien
vendus ! Pour faire face à ces volumes grossissants, la
dématérialisation s'impose pour réduire la masse de papiers qui
envahit l'entreprise et qui représente un vrai risque : « 70 %
des entreprises font faillite après un incendie ! Il faut
sécuriser l'information et disposer d'outils pour la retrouver. »
S'il
est illusoire de penser pouvoir réduire l'usage du papier, les
fabricants œuvrent sur d'autres axes, comme l'usage des imprimantes
avec l'énergie et les consommables. L'usage... Voilà bien où il
faut sensibiliser les utilisateurs. À n'imprimer que le nécessaire
ou l'intéressant, et sur du matériel de proximité. Et aux
avantages de partager un document écrit dématérialisé. Encore
faut-il, au-delà du scan et de l'impression, disposer d'outils pour
transférer, stocker et archiver les données...
À
ce propos, Maître Caprioli a rappelé que si les règles de
conservation des documents ont changé en 2008, abaissant les délais
de stockage, elles ne s'appliquent qu'aux documents produits
aujourd'hui, et tombent dès qu'une procédure est engagée. « Il
appartient au chef d'entreprise, le seul responsable, de choisir sa
politique d'édition et de conservation des documents... »
En
revanche, l'entreprise doit dès à présent se préoccuper de la
problématique de stockage des écrits sous une forme numérique.
« Elle
doit maintenir un accès à la donnée »,
souligne Bruno Guiet, de Brocade. Pour le spécialiste du stockage en
réseau, fibre channel et stockage SAN sont indissociables pour
disposer de la capacité de traiter les données dématérialisées,
ainsi que le LAN giga Ethernet pour les flux de données entre le
poste client et le serveur. Mais, s'il y a « différentes
façons de transférer, de stocker et d'archiver les données, il
faut impérativement s'intéresser à la protection des données, en
particulier le chiffrement des flux. »
Sécurité
et signature électronique
Le
débat s'est - logiquement - ouvert sur la sécurité des
données. La dématérialisation interpelle en effet quant à la
valeur du document numérique face à un document écrit, imprimé et
signé ? La solution est très certainement dans la signature
électronique. « C'est
une problématique, celle de la dématérialisation du document
signé,
souligne Julien Stern, de Cryptolog. Prenons
la facture, c'est une problématique européenne : faut-il ou non une
signature ? »
Se
pose donc la question de savoir quel document signer et pourquoi ?
Pour Julien Stern, la signature s'impose sur l'accord de
confidentialité, tandis que Maître Caprioli s'interroge sur la
nécessité de la signature, voire du document imprimé, sous la
responsabilité du chef d'entreprise. Tous deux viennent démontrer
que la question reste posée et que le débat reste ouvert...
Quant
à la pérennité des données dématérialisées, voire signées,
c'est tout le processus de la dématérialisation qui est soumis à
questionnement. Qu'il s'agisse des systèmes d'archivage ou de la
validité de la signature électronique, les premiers devront
s'adapter et se rafraichir au rythme des évolutions technologiques,
tandis que la seconde ne pourra, inévitablement, résister
éternellement aux coups de boutoir des hackers qui cherchent à
casser les clés de cryptage, ce qui nécessitera également
longtemps encore de faire évoluer et de rafraichir régulièrement
les signatures, tout en garantissant la traçabilité des événements
afin de leur conserver une valeur probante.
Quand
peut-on dématérialiser et pour quel ROI ?
« Peut-on
dématérialiser de façon simple ? »,
s'interroge Julien Stern. À terme, il semble évident que la
dématérialisation s'imposera dans tous les actes du quotidien,
qu'il s'agisse de la sphère publique ou de la sphère privée.
Encore faudra-t-il disposer des bons outils... Car chez les acteurs
du marché, spécialistes de la dématérialisation comme de la
signature électronique, chacun avance à son rythme, sur ses outils,
et sur ses standards, ces derniers brillant par leur absence de la
scène internationale.
Deux
faits cependant dominent : dans l'entreprise, l'adoption d'une
solution de dématérialisation et signature électronique n'est
rentable que sur du volume, avec un coût décroissant au fur et à
mesure que celui-ci augmente. Julien Stern évoque un seuil de
rentabilité à 100 000 contrats, pour un ROI entre un et deux ans.
Il faut prendre en compte les développements et adaptations
spécifiques, le déploiement des processus, la formation et le
reclassement des individus...
Chez
Manutan, Eric Duverger évoque quant à lui un ROI immédiat, grâce
à la suppression du document papier, de son impression, de
l'enveloppe, du pliage et de l'insertion du document dans
l'enveloppe, du timbre, des déplacements d'expédition, etc., jusque
chez le client qui n'a plus à traiter le courrier. En intégrant
l'investissement initial, le ROI total entre un et deux ans est
validé. Pour la dématérialisation dans le cadre des usages
individuels, tous attendent la sortie de la carte d'identité
numérique... Bien que cette dernière soulève encore de nombreuses
interrogations et que l'on puisse regretter la faiblesse ou les
écarts des engagements gouvernementaux ! En revanche, quelque peu
provocateur, Maître Caprioli affirme que la 'démat' chez les PME ne
sert à rien, sous l'œil désapprobateur des témoins de la table
ronde !
La
conclusion est revenue à Pascal Handy qui, après une réflexion sur
le rôle de la dématérialisation dans l'approche green des IT,
souhaite relativiser la vision du développement durable qui envahit
notre quotidien. « En
Europe, comme l'affirme l'ONF (Office
National des Forêts),
l'utilisation du papier n'a pas d'effet écologique dévastateur. La
gestion des forêts, le reboisement - il y a trois fois plus de
forêts en France qu'au début du siècle dernier ! - et le recyclage
font que l'Europe est autosuffisante. Il faudrait en revanche
s'interroger sur le coût environnemental de la démultiplication des
IT. Et comparer le coût écologique du papier face au clic de
souris... »
Un autre débat est lancé, tandis que la table ronde ThemaTIC sur la
dématérialisation touche à sa fin.
Compte-rendu réalisé par Open2europe
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